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企業郵箱的作用就是收發郵件，快速傳遞商業信息，實現資源共享。在這些要求下會不斷開發出相應的功能。 比如為了方便附件的發送，郵箱的郵件量可以達到300M；為了方便管理，進行企業郵箱分配等。
因為商業郵件往往具有很大的商業價值，為了郵件通信的通暢，企業郵件通信在安全性、穩定性、高效性等方面的要求更高，而普通的郵件服務根本不能滿足企業通信的需要，由此而產生了在安全性、穩定性、高效性等方面都要好得多的企業郵箱服務。（此處所說的普通郵件服務是指免費個人郵件服務和個人收費郵件服務，當然，個人也可以使用企業郵箱。）
所以從使用者來說，企業郵箱就是企業及其職員所使用的郵箱。
在表現形式來看，企業郵箱就是以企業域名結尾的郵箱。
如公司的域名為，企業郵箱的格式就是。
企業郵箱與免費郵箱相比的優點有：對企業來說有一個完整的對外形象；分配給員工，在員工離職時公司網絡管理員可完全接管該郵箱，避免公司客戶資源外泄；并可根據郵箱接收信息的特征自行設置每一個郵箱容量大小等；相對免費郵箱而言：速度更快；更穩定；郵箱接收率高。
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